Kassierwechsel: die Übergabe-Checkliste
Was beim Wechsel im Kassieramt übergeben werden muss: Zugänge, Unterlagen, Bankvollmachten und Wissen. Mit Checkliste für einen sauberen Übergang.
Der Wechsel im Kassieramt ist der Moment, in dem Vereine am meisten verlieren: Zugangsdaten, Belege, und vor allem das Wissen darüber, warum etwas so gebucht wurde, wie es gebucht wurde. Eine Stunde saubere Übergabe erspart dem Nachfolger ein halbes Jahr Rätselraten.
Unterlagen
- Buchhaltung des laufenden Jahres, digital und als Ausdruck
- Jahresrechnungen und Revisionsberichte der letzten zehn Jahre
- Belege des laufenden und der neun vorangehenden Jahre
- Der Kontenplan mit den Notizen, was auf welches Konto gehört
- Budget des laufenden Jahres samt Beschluss der Versammlung
- Mitgliederliste mit Beitragskategorien und Zahlungsstand
Die zehn Jahre sind keine Empfehlung, sondern Aufbewahrungspflicht. Klärt, wo das Archiv liegt, und übergebt es physisch, nicht bloss als Ortsangabe.
Bank und Zugänge
Das ist der Teil, der am häufigsten schiefgeht:
- Neue Zeichnungsberechtigung bei der Bank eintragen lassen, mit Protokollauszug
- Berechtigung der abtretenden Person löschen, nicht bloss vergessen
- E-Banking-Zugang, Kartenlesegerät und allfällige Debitkarten übergeben
- Zugänge zu Vereinssoftware, Buchhaltungstool und E-Mail-Konto
- QR-IBAN und Referenzsystem für die Mitgliederbeiträge erklären
Macht das, solange beide Personen verfügbar sind. Eine gelöschte Berechtigung ohne eingerichtete Nachfolge legt den Zahlungsverkehr lahm.
Laufende Verpflichtungen
Die neue Person sollte wissen, was im Jahresverlauf auf sie zukommt:
- Wiederkehrende Rechnungen: Miete, Versicherungen, Verbandsbeiträge, Lizenzen
- Termine: Beitragsrechnungen, Abschluss, Revision, Versammlung
- Laufende Verträge mit Sponsoren, mit Kopie im Vereinsarchiv
- Offene Forderungen und deren Stand
- Zugesagte, aber noch nicht ausbezahlte Beiträge
Das Wissen, das nirgends steht
Der wertvollste Teil der Übergabe steht in keinem Ordner. Setzt euch eine Stunde zusammen und geht durch: Welche Buchungen sind speziell? Warum gibt es dieses eine Konto? Welche Mitglieder zahlen erfahrungsgemäss spät? Wer ist die Ansprechperson bei Bank, Verband und Gemeinde?
Haltet die Antworten in einer kurzen Notiz fest und legt sie zur Buchhaltung. Beim übernächsten Wechsel ist sie Gold wert.
Wenn sich niemand findet
Ein unbesetztes Kassieramt ist der häufigste Grund, warum kleine Vereine aufgeben. Bevor es so weit kommt, lohnt sich der Blick auf die Zwischenlösung: Die laufende Erfassung bleibt im Verein, der Jahresabschluss geht an einen Treuhänder. Was das kostet, steht auf unserer Seite zu den Treuhandkosten.
Häufige Fragen
Wann sollte die Übergabe stattfinden?
Am besten direkt nach der Versammlung, an der die neue Person gewählt wurde, und bevor die alte den Verein verlässt. Ideal ist ein gemeinsamer Abschluss des laufenden Jahres.
Wer haftet für Fehler aus der Zeit davor?
Die Entlastung durch die Versammlung deckt das ab, was offengelegt war. Für verschwiegene oder grob fahrlässige Vorgänge bleibt die frühere Person verantwortlich. Die neue Person haftet nicht rückwirkend.
Was, wenn niemand das Amt übernehmen will?
Prüft, ob sich der Aufwand aufteilen lässt, etwa Belegerfassung intern und Jahresabschluss extern. Diese Kombination ist oft günstiger als gedacht und rettet manches Kassieramt.
Redaktion vereinsfinanzen.ch
Aktualisiert im August 2026
Quellen
- OR Art. 958f, Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren (Stand: 2026)