Vereinsbuchhaltung

Für die meisten Schweizer Vereine ist die Buchhaltung einfacher, als der Kassier befürchtet. Wichtig ist, die richtige Stufe zu kennen und sie sauber durchzuhalten.

Aktualisiert im August 2026

Jeder Schweizer Verein muss über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen. Vereine ohne Pflicht zum Handelsregistereintrag dürfen sich auf diese einfache Rechnung beschränken. Die doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung wird erst mit der Eintragungspflicht verbindlich. Belege sind zehn Jahre aufzubewahren.

Einfache oder doppelte Buchhaltung?

Diese Frage sorgt für die meisten Missverständnisse, weil oft eine Umsatzgrenze von CHF 500 000 genannt wird. Für Vereine gilt sie so nicht. Massgebend ist nach OR Art. 957 die Frage, ob der Verein zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet ist.

Die zwei Stufen
Stufe	Wer	Was ihr führt
Einfache Rechnung	Vereine ohne Pflicht zum Handelsregistereintrag, also die grosse Mehrheit	Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage, oft Milchbüchleinrechnung genannt
Doppelte Buchhaltung	Vereine mit Eintragungspflicht, also mit kaufmännischem Gewerbe oder Revisionspflicht	Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang nach den Regeln der Rechnungslegung

Ein freiwilliger Handelsregistereintrag löst die Pflicht zur doppelten Buchhaltung nicht aus.

Was die einfache Rechnung enthalten muss

Alle Einnahmen und Ausgaben, chronologisch und lückenlos
Zu jeder Buchung ein Beleg, auch bei Barzahlungen
Die Vermögenslage per Jahresende: Bank, Kasse, offene Forderungen, Schulden
Eine Gegenüberstellung mit dem Budget, damit die Versammlung etwas beurteilen kann

Selber machen, Software oder Treuhänder

Es gibt keine richtige Antwort, nur eine passende. Kleine Vereine fahren mit einer Vorlage am besten, mittlere mit einer Software, und wer niemanden mehr für das Kassieramt findet, lagert aus. Viele kombinieren: laufend selbst erfassen, den Abschluss extern machen lassen. Details dazu stehen in unseremSoftware-Vergleich und bei denTreuhandkosten.

Der Jahreskalender des Kassiers

Wer diesen Rhythmus einhält, hat vor der Versammlung keinen Stress. Die Monate sind Richtwerte für Vereine mit Kalenderjahr als Vereinsjahr.

Das Vereinsjahr aus Sicht der Kasse
Zeitpunkt	Was ansteht
Laufend	Belege ablegen, Zahlungen buchen, Zahlungseingänge der Beiträge kontrollieren
Januar	Beitragsrechnungen verschicken, sobald die Versammlung den Beitrag beschlossen hat
Januar bis Februar	Vorjahr abschliessen, Kontoauszug und Kassenbestand abstimmen
Februar	Jahresrechnung erstellen und der Revision übergeben
Vor der Versammlung	Revisionsbericht einholen, Unterlagen mit der Einladung verschicken
An der Versammlung	Rechnung vorlegen, Entlastung beantragen, Budget beschliessen
Quartalsweise	Kontoauszug mit der Buchhaltung abgleichen, offene Beiträge mahnen

Die fünf häufigsten Fehler

Vereinsgeld über das Privatkonto. Der häufigste und riskanteste Fehler. Ein eigenes Vereinskonto trennt sauber und schützt den Kassier persönlich.
Belege erst im Januar sammeln. Was im Sommer nicht abgelegt wurde, fehlt im Winter. Legt Belege sofort ab, digital genügt.
Festwirtschaft nicht sauber erfassen. Barverkäufe sind der Punkt, an dem Einnahmen verschwinden. Zählt die Kasse vor und nach dem Anlass und haltet beides schriftlich fest.
Spenden und Sponsoring vermischen. Die beiden werden mehrwertsteuerlich unterschiedlich behandelt, deshalb von Anfang an trennen.
Den Kontenplan jedes Jahr ändern. Dann lässt sich weder mit dem Budget noch mit dem Vorjahr vergleichen.

Alle Themen im Überblick

01Budget erstellenVorlage mit den typischen Einnahmen und Ausgaben eines Vereins 02JahresrechnungWas an die Versammlung gehört und wie ihr sie aufbaut 03Kassabuch-VorlageBarzahlungen, Belegnummern und Kassensturz nachvollziehbar dokumentieren 04Kassenbericht und RevisionMuster für den Bericht des Kassiers und der Revisionsstelle 05KontenplanEin schlanker Kontenrahmen, zugeschnitten auf Vereine 06MitgliederbeiträgeFestlegen, in Rechnung stellen und Ausstände eintreiben 07QR-Rechnung für VereineQR-IBAN, QR-Referenz und SCOR richtig auswählen 08TWINT-Kosten für VereineGebühren 2026, Einsatzfälle und Zahlungsabgleich im Vergleich 09Spenden und SponsoringDer Unterschied, der über die Mehrwertsteuer entscheidet 10Steuererklärung für VereineEinreichung, Bundessteuer, kantonale Regeln und Beilagen trennen 11MehrwertsteuerAb wann ein Verein steuerpflichtig wird und welche Grenzen gelten

Häufige Fragen

Ist ein Verein buchführungspflichtig?

Ja. Jeder Verein muss über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen. Vereine, die nicht zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind, dürfen sich nach OR Art. 957 Abs. 2 auf diese einfache Rechnung beschränken.

Wann braucht ein Verein eine doppelte Buchhaltung?

Sobald er zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet ist, also ein kaufmännisches Gewerbe betreibt oder revisionspflichtig ist. Ein freiwilliger Handelsregistereintrag allein löst diese Pflicht nicht aus.

Reicht Excel für die Vereinsbuchhaltung?

Für kleine Vereine ja. Eine saubere Tabelle mit Datum, Beleg, Text, Einnahme, Ausgabe und Saldo erfüllt die Anforderungen an die einfache Rechnung. Bei vielen Buchungen, Mitgliederverwaltung oder Mehrwertsteuer wird eine Software sinnvoll.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Zehn Jahre. Das gilt für Belege, Buchhaltung und Jahresrechnungen, auch bei der einfachen Rechnung und auch nach einer Auflösung des Vereins.

Braucht jeder Verein Revisoren?

Gesetzlich nur bei Revisionspflicht, die erst grosse Vereine trifft. Die meisten Vereine wählen freiwillig zwei Rechnungsrevisorinnen oder verankern die Revision in den Statuten, weil sie Vertrauen schafft und den Kassier entlastet.

Was kostet ein Treuhänder für die Vereinsbuchhaltung?

Für einen Jahresabschluss rechnet man mit rund CHF 500 bis 900, für eine komplett ausgelagerte Buchhaltung mit CHF 1500 bis 4000 pro Jahr. Das sind Richtwerte, entscheidend sind Belegmenge und Vorarbeit.

Wer ist im Verein für die Buchhaltung verantwortlich?

Formell der Vorstand als Ganzes, praktisch der Kassier. Nach ZGB Art. 69a führt der Vorstand die Geschäftsbücher. Auch wenn eine externe Stelle bucht, bleibt die Verantwortung beim Vorstand.

Dürfen wir die Buchhaltung rein digital führen?

Ja. Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, solange sie unverändert lesbar bleiben und über zehn Jahre verfügbar sind. Scannt Papierbelege sauber und legt sie strukturiert ab, dann genügt das.

Was passiert, wenn die Kasse nicht stimmt?

Sucht zuerst den Fehler: fehlende Buchung, doppelte Erfassung, privat vorgeschossene Auslage. Bleibt eine Differenz, weist sie offen in der Jahresrechnung aus und erklärt sie im Kassenbericht. Verschwiegene Differenzen sind das eigentliche Problem.

Redaktion vereinsfinanzen.ch

Zur Fachprüfung vorgesehen: Dr. Michele Imobersteg