Kassabuch für den Verein: Vorlage und sichere Führung

Ein Kassabuch macht Bargeld nachvollziehbar. Es zeigt nicht nur, wie viel Geld theoretisch vorhanden sein sollte, sondern verbindet jede Bewegung mit einem Beleg und dem tatsächlich gezählten Bestand. Das ist besonders bei Festwirtschaft, Mitgliederanlässen, Kollekten und kleinen Verkaufskassen wichtig.

Die Vorlage auf dieser Seite ist direkt kopierbar. Sie ergänzt dieJahresrechnung und denKontenplan, ersetzt aber keine weitergehende Buchführung, wenn der Verein dazu verpflichtet ist.

Für welche Vereine ein Kassabuch geeignet ist

OR Art. 957 erlaubt Vereinen, die sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen müssen, grundsätzlich eine vereinfachte Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Ein separates Kassabuch ist dabei sinnvoll, sobald Bargeld geführt wird. Es ist nur ein Teil der Buchhaltung, denn Bankkonten, Forderungen, Verpflichtungen und übriges Vermögen müssen ebenfalls nachvollziehbar bleiben.

Kassabuch-Muster zum Kopieren

Übertragt diese Spalten in Excel, LibreOffice oder eure Buchhaltungssoftware. Eine Zeile enthält genau einen Geschäftsvorgang. Einnahmen und Ausgaben werden nicht miteinander verrechnet.

Datum | Beleg-Nr. | Buchungstext | Kategorie | Zahlungsart | Einnahme CHF | Ausgabe CHF | Saldo CHF | Projekt
01.01.2026 | EB-001 | Eröffnungsbestand gemäss Kassensturz | Bestand | Bargeld | 250.00 |  | 250.00 | Allgemein
12.01.2026 | E-001 | Barzahlung Mitgliederbeitrag, Mitglied 104 | Mitgliederbeiträge | Bargeld | 80.00 |  | 330.00 | Allgemein
18.01.2026 | A-001 | Büromaterial gemäss Quittung | Administration | Bargeld |  | 24.90 | 305.10 | Allgemein
02.02.2026 | E-002 | Erlös Kuchenverkauf | Anlass | Bargeld | 420.00 |  | 725.10 | Winteranlass
03.02.2026 | A-002 | Einzahlung Bargeld auf Bankkonto | Transfer | Bargeld an Bank |  | 500.00 | 225.10 | Winteranlass

Kontrollzeile per [Datum]
Buchsaldo CHF: [Betrag]
Gezählter Bestand CHF: [Betrag]
Differenz CHF: [Betrag]
Gezählt durch: [Name]
Kontrolliert durch: [Name]
Erklärung/Korrektur: [Text]
Unterschriften: [Namen und Datum]

Buchführungspflichten des Vereins

Nach ZGB Art. 69a führt der Vorstand die Geschäftsbücher. OR Art. 957a verlangt eine vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle. Es gilt das Belegprinzip, und eine sachkundige Person muss die Aufzeichnungen nachvollziehen können.

Ob die vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genügt, hängt nicht allein vom Bargeldumsatz ab. Relevant sind unter anderem Handelsregisterpflicht, Grösse, Statuten, Verträge mit Geldgebern und besondere Steuerpflichten. DerPflichten-Check gibt eine erste Einordnung, aber keine verbindliche Einzelfallbeurteilung.

Einnahmen und Ausgaben richtig erfassen

1. Chronologisch buchen: Eintrag am Tag der Einnahme oder Ausgabe erstellen.
2. Belegnummer vergeben: Nummer im Kassabuch und auf dem Beleg identisch verwenden.
3. Zweck beschreiben: Person, Anlass und Grund so konkret wie nötig nennen.
4. Nur eine Geldrichtung nutzen: Betrag entweder als Einnahme oder als Ausgabe erfassen.
5. Saldo berechnen: Neuer Saldo ist alter Saldo plus Einnahme minus Ausgabe.
6. Projekt zuordnen: Zweckgebundene Gelder und Anlässe separat kennzeichnen.

Korrekturen erfolgen nachvollziehbar. Eine falsche Buchung wird storniert und neu erfasst oder mit Änderungsdatum und Grund dokumentiert. Abgeschlossene Jahre sollten nicht unbemerkt überschrieben werden können.

Belege und Eigenbelege

Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Das kann eine Quittung, Rechnung, Einzahlungsbestätigung, unterschriebene Auszahlungsliste oder ein anderer nachvollziehbarer Nachweis sein. Belegnummer, Datum, Betrag und Zweck müssen zur Buchung passen.

Fehlt das Original, beschafft zuerst ein Duplikat. Ein Eigenbeleg dokumentiert mindestens Empfänger, Betrag, Datum, Zweck, Zahlungsgrund, Grund des fehlenden Originalbelegs und Genehmigung. Er schafft Nachvollziehbarkeit, garantiert aber weder steuerliche Anerkennung noch die Anerkennung durch eine Revisionsstelle.

Kassensturz und Abstimmung

Beim Kassensturz wird Bargeld nach Stückelung gezählt und mit dem Buchsaldo verglichen. Führt ihn mindestens zum Jahresende, bei Übergaben und nach grösseren Anlässen durch. Bei häufigem Bargeldverkehr ist eine monatliche Kontrolle besser.

Vom Kassabuch zur Jahresrechnung

Am Jahresende müssen Eröffnungsbestand, sämtliche Einnahmen, sämtliche Ausgaben und Schlussbestand rechnerisch zusammenpassen. Gruppiert die Buchungen nach den Konten der Jahresrechnung. Der Schlussbestand des Kassabuchs erscheint im Vermögensausweis beziehungsweise in der Bilanz als Kasse.

Übergebt der Revision das definitive Kassabuch, die Belege, das unterschriebene Kassenprotokoll und eine Erklärung allfälliger Differenzen. Veränderungen nach der Prüfung müssen erneut abgestimmt und dokumentiert werden.

Zehn Jahre richtig aufbewahren

OR Art. 958f verlangt, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres. Für ein am 31. Dezember 2026 endendes Geschäftsjahr läuft sie somit ab Jahresende 2026, nicht ab dem Datum jeder einzelnen Quittung.

Elektronische Aufbewahrung ist möglich, wenn die Unterlagen lesbar bleiben und ihre Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen nachprüfbar ist. Erstellt pro Jahr eine unveränderbare Exportfassung, sichert Belege gemeinsam mit dem Journal und testet die Wiederherstellung der Sicherung. Ein veränderbares Excel-Arbeitsblatt allein ist kein belastbares Archiv.

Kontrollen und Vorstandswechsel

• Kassenzugriff auf möglichst wenige benannte Personen beschränken.
• Auszahlungen über einer internen Limite durch eine zweite Person freigeben.
• Kassensturz nicht allein durch die kassenführende Person bestätigen lassen.
• Jahresdateien, Belege und Passwörter strukturiert an den neuen Vorstand übergeben.
• Übergabebestand gemeinsam zählen und schriftlich bestätigen.

Ergänzende Muster findet ihr bei der Budget-Vorlage, beim Kassenbericht und in derVorlagenübersicht.