Gratis-Vorlage
Kontenplan-Vorlage für Vereine
- Schlanker Kontenrahmen mit 23 Grundkonten, auf Vereine zugeschnitten
- Kommentarspalte, die erklärt, was auf welches Konto gehört
- Als Excel zum Anpassen und zum Ausdrucken für die Revision
Excel
Kontenplan für den Verein
Aktualisiert im Oktober 2026
Kontenplan für Vereine von vereinsfinanzen.ch: Die Tabelle zeigt 25 Konten in Aktiven, Passiven, Ertrag und Aufwand nach KMU-Nummerierung, jedes mit Verwendungszweck. Die kostenlose Excel-Vorlage enthält 23 Grundkonten. Beide orientieren sich am KMU-Kontenrahmen, stark gekürzt und um vereinsspezifische Konten wie Mitgliederbeiträge, Spenden und Anlässe ergänzt. Zwanzig bis dreissig Konten genügen den meisten Vereinen.
Aufbau in vier Blöcken
Der Kontenplan folgt der üblichen Schweizer Nummerierung. Wer sich daran hält, kann später problemlos auf eine Software oder zu einem Treuhänder wechseln.
| Nummernkreis | Bereich | Typische Konten im Verein |
|---|---|---|
| 1000 bis 1999 | Aktiven | Kasse, Postkonto, Bank, Forderungen aus Beiträgen, Material |
| 2000 bis 2999 | Passiven | Offene Rechnungen, transitorische Passiven, Rückstellungen, Vereinskapital |
| 3000 bis 3999 | Ertrag | Mitgliederbeiträge, Anlässe, Sponsoring, Spenden, Subventionen |
| 4000 bis 6999 | Aufwand | Material, Miete, Anlässe, Entschädigungen, Versicherungen, Verwaltung |
Ein konkreter Kontenplan für einen Verein
Statt eines abstrakten Rahmens hier ein vollständiger Plan, wie ihn ein mittelgrosser Verein mit Anlässen und etwas Material tatsächlich führen kann. Streicht, was ihr nie braucht, und ergänzt innerhalb desselben Nummernkreises.
| Nr. | Konto | Wofür |
|---|---|---|
| 1000 | Kasse | Bargeld, inklusive Festkasse |
| 1020 | Bank Kontokorrent | das Hauptkonto des Vereins |
| 1021 | Sparkonto | Reserven und zweckgebundene Mittel |
| 1100 | Forderungen aus Mitgliederbeiträgen | gestellte, noch offene Beiträge |
| 1300 | Aktive Rechnungsabgrenzung | im Voraus bezahlter Aufwand, etwa Versicherungsprämien |
| 1500 | Mobiliar und Material | nur bei nennenswertem Wert, sonst direkt als Aufwand |
| 2000 | Kreditoren | erhaltene, noch nicht bezahlte Rechnungen |
| 2300 | Passive Rechnungsabgrenzung | im Voraus erhaltene Beiträge, geschuldeter Aufwand |
| 2600 | Rückstellung Jubiläum | reservierte Mittel mit konkretem Zweck |
| 2800 | Vereinskapital | das Eigenkapital, Vortrag aus dem Vorjahr |
| 3000 | Mitgliederbeiträge | der wichtigste Ertragsposten |
| 3100 | Ertrag Anlässe | Eintritte, Festwirtschaft, Standgebühren |
| 3200 | Sponsoring | mit Gegenleistung, etwa Logo-Nennung |
| 3300 | Spenden | ohne Gegenleistung, von Sponsoring getrennt halten |
| 3400 | Subventionen und Gemeindebeiträge | öffentliche Beiträge, oft zweckgebunden |
| 3900 | Übriger Ertrag | Zinsen, Verkäufe, Einzelfälle |
| 4000 | Aufwand Anlässe | Einkauf, Miete, Bewilligungen, SUISA |
| 4200 | Material und Ausrüstung | Bälle, Noten, Werkzeug, Kleinanschaffungen |
| 5000 | Entschädigungen und Honorare | Trainer, Leitung, Dirigat |
| 5700 | Sozialversicherungsaufwand | AHV, IV, EO, ALV, UVG, BVG |
| 6000 | Raummiete | Halle, Lokal, Lager |
| 6300 | Versicherungen | Haftpflicht, Sachversicherung |
| 6500 | Verwaltung und Büro | Porto, Software, Bankspesen, Website |
| 6600 | Verbandsbeiträge | Abgaben an Dachverbände |
| 6900 | Übriger Aufwand | Einzelfälle ohne eigenes Konto |
Was Vereine anders machen als Firmen
- Mitgliederbeiträge als eigenes Ertragskonto. Sie sind der wichtigste Posten und gehören nicht in einen Sammeltopf.
- Spenden getrennt von Sponsoring. Die beiden werden mehrwertsteuerlich unterschiedlich behandelt, deshalb von Anfang an trennen.
- Anlässe mit Ertrag und Aufwand. Führt pro grossen Anlass ein Ertrags- und ein Aufwandkonto, dann seht ihr, ob sich das Fest gelohnt hat.
- Zweckgebundene Mittel sichtbar halten. Gelder für ein bestimmtes Projekt gehören auf ein eigenes Konto oder in eine Rückstellung.
Auch die Milchbüchleinrechnung braucht eine Gliederung
Die meisten Schweizer Vereine sind nicht im Handelsregister eingetragen und dürfen deshalb nach ZGB Art. 69a mit einer einfachen Rechnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage arbeiten. Das heisst aber nicht, dass man ohne Struktur auskommt.
| Milchbüchleinrechnung | Doppelte Buchhaltung | |
|---|---|---|
| Kontenplan zwingend | nein | ja |
| Gliederung sinnvoll | ja, für Budgetvergleich und Revision | ja, gesetzlich vorgegeben |
| Nummernkreise nötig | nein, Kategorien genügen | ja |
| Aktiven und Passiven | nur Vermögensausweis am Jahresende | laufend geführte Bilanz |
| Typische Zahl der Positionen | 10 bis 15 | 20 bis 35 |
| Wechsel später möglich | ja, sofern die Kategorien den Nummernkreisen folgen |
Anlässe und Projekte getrennt auswerten
Die häufigste Frage an der Vereinsversammlung lautet nicht, wie hoch der Gesamtaufwand war, sondern ob sich das Fest gelohnt hat. Beantworten lässt sich das nur, wenn Ertrag und Aufwand desselben Anlasses zusammengeführt werden können. Dafür gibt es zwei Wege:
- Eigene Konten pro Anlass. Einfach und ohne Software machbar, etwa 3110 Ertrag Sommerfest und 4010 Aufwand Sommerfest. Sinnvoll bis etwa drei grosse Anlässe im Jahr.
- Kostenstellen. Ein zweites Ordnungsmerkmal neben dem Konto, das die meisten Buchhaltungsprogramme mitbringen. Der Kontenplan bleibt schlank, die Auswertung pro Anlass entsteht trotzdem.
Zeigt das Ergebnis anschliessend als eigene Zeile imKassenbericht. Ein Fest mit CHF 12 000 Ertrag und CHF 9 500 Aufwand sagt der Versammlung mehr als eine Zahl, die im Gesamtaufwand verschwindet.
Fünf Fehler, die jeden Vorjahresvergleich zerstören
- Konten umbenennen statt ergänzen. Wer 3100 von Anlässe in Sponsoring umbenennt, macht alle Vorjahreszahlen unbrauchbar.
- Spenden und Sponsoring im selben Konto. Spätestens bei der Mehrwertsteuer oder einem Steuerbefreiungsgesuch müsst ihr die beiden auseinanderhalten.
- Beiträge und Anlässe vermischen. Dann sieht niemand mehr, ob der Verein aus Beiträgen oder aus Festen lebt, und das Budget wird zur Schätzung.
- Für jede Ausgabe ein neues Konto. Fünfzig Konten mit je zwei Buchungen sagen weniger aus als fünfzehn gut gewählte.
- Den Plan nur im Kopf des Kassiers führen. Beim Wechsel beginnt sonst jede Amtszeit mit einer neuen Gliederung.
Einmal festlegen, dann durchhalten
Der grösste Nutzen entsteht durch Stetigkeit. Wer die Gliederung jedes Jahr ändert, kann weder mit dem Budget noch mit dem Vorjahr vergleichen. Legt den Kontenplan einmal sauber fest, dokumentiert in der Kommentarspalte, was auf welches Konto gehört, und übergebt ihn beim Kassierwechsel zusammen mit der Buchhaltung.
Wird eine Änderung trotzdem nötig, etwa weil eine neue Sparte dazukommt, dann ergänzt ihr am besten ein neues Konto, statt ein bestehendes umzudeuten. Haltet die Änderung mit Datum fest und erwähnt sie im Kassenbericht. Die Revision sieht dann auf einen Blick, warum sich der Vorjahresvergleich an dieser Stelle verschiebt.
Häufige Fragen
Braucht ein Verein einen Kontenplan?
Zwingend nur bei doppelter Buchhaltung. Aber auch bei der einfachen Rechnung lohnt sich eine feste Gliederung, weil sie den Vergleich mit Budget und Vorjahr überhaupt erst möglich macht.
Können wir den KMU-Kontenrahmen verwenden?
Ja, er ist die übliche Grundlage. Für Vereine wird er aber stark gekürzt und um vereinsspezifische Konten ergänzt, etwa Mitgliederbeiträge, Spenden oder Anlässe.
Wie viele Konten braucht ein kleiner Verein?
Zwanzig bis dreissig genügen fast immer. Mehr Konten bedeuten mehr Zuordnungsfragen und keinen zusätzlichen Erkenntnisgewinn.
Welche Kontonummern soll ein Verein verwenden?
Die üblichen Schweizer Nummernkreise: 1000er für Aktiven, 2000er für Passiven, 3000er für Ertrag, 4000er bis 6000er für Aufwand. Wer sich daran hält, kann später ohne Umbau auf eine Software wechseln oder die Buchhaltung an einen Treuhänder übergeben.
Dürfen wir eigene Konten erfinden?
Ja. Der Kontenrahmen ist kein Gesetz, sondern eine Konvention. Ergänzt innerhalb des richtigen Nummernkreises, was euer Verein wirklich braucht, und lasst weg, was ihr nie bebuchen werdet. Wichtig ist nur, dass die Gliederung über die Jahre gleich bleibt.
Wie verbuchen wir zweckgebundene Spenden im Kontenplan?
Über ein eigenes Ertragskonto pro Zweck. Bleiben die Mittel über den Jahreswechsel stehen, kommt zusätzlich ein Passivkonto dazu, etwa ein Fonds oder eine Rückstellung. So ist im Abschluss sichtbar, welcher Teil des Vermögens gebunden ist.
Brauchen wir getrennte Konten pro Anlass?
Bei ein bis zwei grossen Anlässen im Jahr lohnt es sich sehr: Erst mit je einem Ertrags- und einem Aufwandkonto seht ihr, ob sich das Fest gerechnet hat. Bei vielen kleinen Anlässen genügt ein Sammelkonto, sonst wird der Kontenplan unübersichtlich.
Passt derselbe Kontenplan für Budget und Jahresrechnung?
Er sollte sogar derselbe sein. Wenn Budget, laufende Buchhaltung und Jahresrechnung dieselbe Gliederung verwenden, entsteht der Ist-Soll-Vergleich von selbst. Abweichende Gliederungen sind der häufigste Grund, warum Vereine ihr Budget nicht auswerten können.
Redaktion vereinsfinanzen.ch
Zur Fachprüfung vorgesehen: Dr. Michele Imobersteg
Aktualisiert im Oktober 2026