QR-Rechnung für den Verein

Welche QR-Rechnung passt zum Verein?

Die wichtigste Entscheidung fällt vor dem ersten Druck. Referenz und Kontoart müssen zusammenpassen. Eine QRR darf nicht mit einer normalen IBAN kombiniert werden, eine SCOR-Referenz nicht mit einer QR-IBAN.

Was eine QR-Rechnung technisch enthält

Die QR-Rechnung besteht aus Rechnung, Empfangsschein und Zahlteil mit Swiss QR Code. Im Code stehen die strukturierten Zahlungsdaten. Der sichtbare Text ist trotzdem nötig, damit die Rechnung auch ohne Scan geprüft und erfasst werden kann.

• Kontoangabe als QR-IBAN oder normale IBAN
• Name und strukturierte Adresse des Vereins als Zahlungsempfänger
• Betrag und Währung CHF oder EUR, sofern der Betrag vorgegeben wird
• Name und strukturierte Adresse der zahlenden Person, wenn diese angegeben wird
• QRR, SCOR oder keine Referenz, passend zur Kontoart
• zusätzliche Informationen und Rechnungsinformationen innerhalb der erlaubten Felder

Der Zahlteil ersetzt nicht automatisch alle Angaben einer nachvollziehbaren Rechnung. Beitragsjahr, Leistungsgrund, Fälligkeit und Kontakt gehören weiterhin verständlich in das Begleitschreiben oder die Rechnung.

Variante 1: QR-IBAN mit QRR

Die QR-Referenz QRR besteht aus 27 Ziffern. Sie ist die Nachfolgerin der früheren ESR-Referenz und darf nur zusammen mit einer QR-IBAN verwendet werden. Eine QR-IBAN erkennt das Zahlungssystem an der speziellen QR-IID im Bereich 30000 bis 31999. Die konkrete QR-IBAN erhält euer Verein von seiner Bank.

Für Mitgliederbeiträge kann die Referenz intern beispielsweise Mitglied, Beitragsjahr und Rechnung abbilden. Entscheidend ist nicht, ob ein Mensch die Ziffern lesen kann, sondern ob eure Software jede Referenz stabil und eindeutig erzeugt und beim Zahlungseingang wieder erkennt.

• Stark: automatischer Abgleich bei vielen gleichartigen Forderungen
• Voraussetzung: QR-IBAN der Bank und QRR-fähige Software
• Fehlerquelle: dieselbe Referenz für mehrere Mitglieder oder Beitragsjahre

Variante 2: IBAN mit SCOR

Die SCOR-Referenz ist eine strukturierte Creditor Reference nach ISO 11649. Sie wird mit einer normalen IBAN kombiniert und beginnt üblicherweise mit RF, gefolgt von Prüfziffern und der eigenen Referenz. Das Feld umfasst höchstens 25 Zeichen.

SCOR ist sinnvoll, wenn Zahlungen aus dem Ausland realistischer Bestandteil des Prozesses sind oder der Verein eine international verständliche Referenzlogik bevorzugt. Auch hier muss jede Referenz eindeutig und durch das verwendete System korrekt geprüft werden.

• Stark: standardisierte Referenz mit normaler IBAN
• Voraussetzung: Software kann SCOR erzeugen und auswerten
• Fehlerquelle: frei erfundene RF-Zeichenfolge ohne korrekte Prüfziffer

Variante 3: IBAN ohne Referenz

Bei der dritten Variante steht eine normale IBAN im Zahlteil, aber keine strukturierte Referenz. Eine unstrukturierte Mitteilung kann den Zahlungsgrund nennen. Das ist technisch einfach, verschiebt die Zuordnung jedoch in die Buchhaltung.

Für fünf klar erkennbare Zahlungen kann das genügen. Bei 300 gleich hohen Mitgliederbeiträgen entstehen schnell Rückfragen, Tippfehler und manuelle Sucharbeit. Rechnet deshalb nicht nur die Erstellungskosten, sondern auch die Zeit für den Abgleich. Der Ratgeber zuMitgliederbeiträgen zeigt den vollständigen Prozess von Beschluss bis Mahnung.

Die Vorgaben für 2026

Am 20. August 2026 ist Version 2.3 der SIX Implementation Guidelines aktuell. Seit dem 22. November 2025 ist im Swiss QR Code nur noch die strukturierte Adresse zugelassen. Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land gehören deshalb in getrennte Felder. Zwei frei gefüllte Adresszeilen sind keine zulässige Abkürzung.

Version 2.4 gilt ab 14. November 2026. SIX führt Version 2.3 während einer Übergangszeit bis November 2027 weiter. Für Rechnungen in Schweizer Franken bringt Version 2.4 gemäss SIX keine technischen Anpassungen. Für Euro-Zahlungen wird die Variantenwahl perspektivisch enger, weshalb Vereine mit internationalen Zahlungen frühzeitig IBAN mit SCOR prüfen sollten.

Mitgliederbeiträge sauber fakturieren

Ein stabiler Prozess beginnt nicht beim QR Code, sondern bei Stammdaten und Beitragsbeschluss. Name, Adresse, Beitragskategorie und Fälligkeit müssen stimmen, bevor Rechnungen erzeugt werden.

1. Beitrag und Fälligkeit gemäss Statuten oder zuständigem Vereinsorgan beschliessen.
2. Mitgliederdaten bereinigen und strukturierte Adressfelder vervollständigen.
3. Für jede Forderung eine eindeutige QRR oder SCOR erzeugen.
4. Rechnung mit Beitragsjahr, Betrag, Fälligkeit und Kontakt versenden.
5. Zahlungseingänge elektronisch importieren und automatisch zuordnen.
6. Unklare Zahlungen auf einem Klärungskonto bearbeiten, nicht stillschweigend raten.
7. Offene Beiträge nach dem beschlossenen Mahnprozess verfolgen.

Im Kontenplan sollte klar sein, wo Mitgliederbeiträge, Spenden und übrige Erlöse landen. Das erleichtert auch dieJahresrechnung und spätere Steuerabgrenzungen.

Druck, PDF und Onlineversand

Auf vorgedrucktem Papier müssen Zahlteil und Empfangsschein nach den SIX-Vorgaben angeordnet und perforiert sein. Bei einer elektronisch versandten Rechnung muss die Person den Zahlteil ausdrucken können. Dafür werden die vorgesehenen Trennlinien und Scherensymbole verwendet.

• QR Code nicht skalieren, verzerren oder mit Gestaltungselementen überdecken.
• Schriftgrössen, Abstände, Sicherheitszone und Format gemäss Style Guide einhalten.
• PDF als Text und Vektor ausgeben, nicht als unscharfen Screenshot.
• Rechnung und Zahlteil auf Mobilgerät sowie Papier kontrollieren.
• Keine vertraulichen Zusatzdaten unnötig im frei lesbaren Zahlteil platzieren.

Ein selbst erzeugter Code, der in einer Banking-App einmal funktioniert, ist noch keine standardkonforme Vorlage. Nutzt eine aktuelle Bank- oder Buchhaltungslösung und prüft Testdateien mit den Werkzeugen von SIX.

Euro und Zahlungen aus dem Ausland

Der Zahlteil unterstützt CHF und EUR. Konto und Währung müssen zur Vereinbarung mit der Bank passen. Die QR-Rechnung ist ein Schweizer Standard und wird im Ausland nicht von jeder Bank gleich verarbeitet. Für internationale Zahlungen sind normale IBAN, BIC soweit benötigt und eine SCOR-Referenz meist die nachvollziehbarere Ausgangslage.

Testet vor einem grossen Versand mindestens eine Zahlung aus dem wichtigsten Herkunftsland. Für Vereine mit regelmässigen internationalen Beiträgen kann ein separates Währungskonto sinnvoll sein. Vergleicht Kontogebühren und Zahlungsverkehr im Ratgeber zum Vereinskonto.

Vor dem Versand testen

• Stimmen IBAN-Typ und Referenzvariante zusammen?
• Ist die Adresse vollständig strukturiert?
• Erkennt die Banking-App Betrag, Währung, Empfänger und Referenz korrekt?
• Kann die Buchhaltung den Zahlungseingang automatisch zuordnen?
• Bleibt der Zahlteil in PDF, Ausdruck und Briefversand lesbar?
• Wurde je ein Test mit leerem und vorausgefülltem Betrag durchgeführt?
• Ist die Vorlage gegen die aktuelle SIX-Spezifikation validiert?

Wer parallel TWINT anbietet, sollte den Einsatz klar trennen. DieTWINT-Kosten für Vereine zeigen, wann Bequemlichkeit die zusätzlichen Transaktionsgebühren rechtfertigt. Bei grösseren Datenimporten lohnt sich eine klar begrenzteTreuhandprüfung des Zahlungsablaufs, bevor hunderte Rechnungen versendet werden.