Mitgliederbeiträge

Die rechtliche Grundlage

Der wichtigste Satz steht in ZGB Art. 71: Beiträge sind nur zu leisten, soweit die Statuten das vorsehen. Ohne Klausel gibt es keine Beitragspflicht, auch wenn die Versammlung einen Betrag beschliesst. Prüft also zuerst die Statuten, bevor ihr Rechnungen verschickt.

Praktisch bewährt sich diese Aufteilung: Die Statuten halten fest, dass Beiträge geschuldet sind und dass die Versammlung die Höhe bestimmt. So könnt ihr die Beiträge anpassen, ohne jedes Mal die Statuten zu ändern.

Beiträge festlegen und abstufen

Die meisten Vereine arbeiten mit Kategorien. Sinnvoll ist, was sich einfach kontrollieren lässt:

• Aktivmitglieder, Passivmitglieder und Ehrenmitglieder
• Erwachsene, Jugendliche und Kinder
• Familienbeitrag als Deckel für Haushalte mit mehreren Mitgliedern
• Gönnerbeitrag als freiwillige Kategorie nach oben

Haltet die Kategorien im Protokoll fest und führt die Zuteilung in der Mitgliederliste. Der häufigste Fehler ist nicht die falsche Höhe, sondern eine Liste, die niemand mehr pflegt.

Wie hoch der Beitrag sein sollte

Es gibt keine Vorgabe und keinen Richtwert, der für alle passt. Die Höhe ergibt sich aus dem Budget, nicht aus dem Gefühl. Die Rechnung geht in vier Schritten:

1. Fixe Jahreskosten zusammenzählen: Miete, Versicherungen, Verbandsbeiträge, Administration.
2. Erwartete übrige Erträge abziehen: Anlässe, Sponsoring, Subventionen, aber vorsichtig geschätzt.
3. Die Differenz durch die Zahl der beitragspflichtigen Mitglieder teilen.
4. Einen Zuschlag für Rückstellungen und Unvorhergesehenes einrechnen.

Der so ermittelte Betrag ist die Untergrenze. Wer darunter bleibt, finanziert den laufenden Betrieb aus dem Fest, und das ist genau die Abhängigkeit, die einem verregneten Wochenende folgt.

Beiträge in Rechnung stellen

Verschickt die Rechnungen früh im Jahr, idealerweise gleich nach der Versammlung, die den Beitrag beschlossen hat. Nutzt die QR-Rechnung mit einer Referenz pro Mitglied: Dann seht ihr im Kontoauszug sofort, wer bezahlt hat, und spart euch das Abgleichen von Namen und Beträgen.

Mitgliederbeiträge und Mehrwertsteuer

Für die allermeisten Vereine ist das kein Thema, weil sie ohnehin unter der Umsatzgrenze bleiben. Wichtig wird die Frage bei Verbänden und grösseren Vereinen, und zwar in zwei Richtungen: Löst der Beitrag Steuer aus, und zählt er zur Umsatzgrenze?

Praktisch heisst das für Verbände: Trennt den Grundbeitrag von zusätzlich verkauften Leistungen und weist beides getrennt aus. Die Grenzen und wie ihr sie berechnet, stehen unterMehrwertsteuer im Verein.

Wenn ein Mitglied nicht zahlt

1. 1

   Rechnung stellen

   Früh im Jahr, mit QR-Rechnung und klarer Zahlungsfrist von dreissig Tagen.

2. 2

   Freundlich erinnern

   Nach Ablauf der Frist eine Erinnerung, meist genügt das bereits.

3. 3

   Mahnen und entscheiden

   Zweite Mahnung mit Hinweis auf die Folgen gemäss Statuten, dann Entscheid im Vorstand.

Was nach der zweiten Mahnung folgt, bestimmen die Statuten. Üblich sind das Ruhen der Mitgliederrechte oder der Ausschluss nach einem Vorstandsbeschluss. Eine Betreibung ist rechtlich möglich, steht bei einem Jahresbeitrag aber selten im Verhältnis zum Aufwand und zum Klima im Verein.

Buchhalterisch gilt: Offene Beiträge per Jahresende gehören als Forderung in die Rechnung. Sind sie erkennbar uneinbringlich, schreibt ihr sie ab und erwähnt das im Kassenbericht.

Beiträge erhöhen, ohne den Verein zu spalten

Eine Beitragserhöhung ist selten eine Zahlenfrage und fast immer eine Frage der Vorbereitung. Was in der Praxis funktioniert:

• Früh ankündigen. Erwähnt an der Versammlung des Vorjahres, dass sich eine Erhöhung abzeichnet. Überraschungen erzeugen Widerstand, auch bei sachlich unbestrittenen Beträgen.
• Mit dem Budget begründen. Zeigt die gestiegene Position, etwa die Hallenmiete, statt allgemein von steigenden Kosten zu sprechen.
• In einem Schritt statt in dreien. Eine Erhöhung alle fünf Jahre ist leichter zu vermitteln als jährliche Anpassungen um wenige Franken.
• Die Jugendkategorie schonen. Wer bei Kindern und Jugendlichen erhöht, verliert am ehesten Mitglieder, und genau dort liegt die Zukunft des Vereins.
• Den Beschluss sauber protokollieren. Mit Betrag, Kategorie und ab welchem Vereinsjahr er gilt. Ohne diese drei Angaben beginnt die Diskussion im Folgejahr von vorne.