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Muster-Spesenreglement für Vereine
- Vollständiges Reglement zum Anpassen, rund drei Seiten
- Übliche Ansätze für Kilometer, Verpflegung und Kleinspesen
- Einfaches Spesenformular für die Abrechnung
Word und PDF
Spesen und Spesenreglement im Verein
Aktualisiert im August 2026
Spesen ersetzen tatsächliche Auslagen und sind kein Lohn, solange sie belegt oder in einem Reglement sauber geregelt sind. Pauschalen, die über den realistischen Auslagen liegen, gelten als Lohn und werden von der Ausgleichskasse aufgerechnet. Ein Spesenreglement schafft die nötige Grundlage.
Was als Spesen gilt
Spesen sind Auslagen, die jemand für den Verein hat und die ihm zurückerstattet werden. Der Unterschied zum Lohn ist einfach: Spesen ersetzen Ausgaben, Lohn entschädigt Arbeit.
- Fahrkosten zu Anlässen, Sitzungen oder Auswärtsspielen
- Verpflegung bei auswärtigen Einsätzen
- Material, Porti, Druckkosten, Telefonkosten
- Übernachtungen bei mehrtägigen Anlässen
- Kursgebühren für Weiterbildungen im Interesse des Vereins
Effektive Spesen oder Pauschale
| Effektive Spesen | Pauschale | |
|---|---|---|
| Grundlage | Beleg für jede Auslage | fester Betrag pro Monat oder Anlass |
| Aufwand | höher, dafür unbestritten | gering, aber begründungspflichtig |
| Risiko | praktisch keines | Aufrechnung als Lohn, wenn zu grosszügig |
| Empfohlen für | die meisten Vereine | Ämter mit vielen kleinen Auslagen |
Für die meisten Vereine ist die Abrechnung nach Beleg der einfachere Weg. Wer Pauschalen ausrichtet, sollte sie so bemessen, dass sie den realistischen Auslagen entsprechen, und das im Reglement begründen.
Übliche Ansätze im Überblick
Für Vereine gibt es keine amtlich verbindliche Spesentabelle. Üblich sind Ansätze, die sich an der Praxis der Steuerbehörden orientieren. Entscheidend ist weniger die exakte Höhe als die Konsequenz: Ein einmal beschlossener Ansatz gilt für alle gleich und wird nicht im Einzelfall angepasst.
| Position | Üblicher Rahmen | Worauf achten |
|---|---|---|
| Kilometer mit dem Privatauto | um 70 Rappen pro Kilometer | Ansatz im Reglement festhalten, Fahrten mit Datum und Zweck erfassen |
| Öffentlicher Verkehr | effektive Kosten, 2. Klasse | Billett oder Auszug als Beleg |
| Mittag- oder Abendessen auswärts | effektiv nach Beleg oder moderate Pauschale | nur bei auswärtigem Einsatz, nicht für Sitzungen am Vereinsort |
| Übernachtung | effektiv nach Beleg | bei mehrtägigen Anlässen und Lagern |
| Kleinspesen ohne Beleg | kleiner Betrag pro Einsatz | muss im Reglement stehen, sonst fehlt die Grundlage |
| Telefon und Internet | moderate Monatspauschale | nur für Ämter mit tatsächlichem Aufwand, etwa Präsidium |
| Material und Porti | effektiv nach Beleg | besser direkt über das Vereinskonto bezahlen |
Was ins Spesenreglement gehört
- Geltungsbereich: für wen das Reglement gilt, Vorstand, Trainerinnen, Helfende
- Grundsatz: Abrechnung nach Beleg, Ausnahmen für Pauschalen
- Ansätze: Kilometer, Verpflegung, Übernachtung, Kleinspesen ohne Beleg
- Verfahren: Formular, Frist für die Einreichung, wer bewilligt
- Auszahlung: Termine und Zahlungsweg, keine Barzahlung ohne Quittung
- Inkrafttreten: Datum und Beschluss durch den Vorstand oder die Versammlung
Spesen, Lohn oder Gefälligkeit
Drei Kategorien, drei völlig unterschiedliche Folgen. Wer sie im Verein auseinanderhält, hat das Thema im Griff. Die Prüffrage lautet immer gleich: Wofür fliesst das Geld?
| Situation | Einordnung | Folge |
|---|---|---|
| Trainerin reicht das Bahnbillett zum Auswärtsspiel ein | echte Spesen | kein Lohn, keine Beiträge |
| Vorstand erhält CHF 30 pro Sitzung ohne Auslagen | Sitzungsgeld, also Lohn | zählt zur AHV-Jahressumme |
| Präsidium erhält CHF 50 im Monat für Telefon und Porto | Pauschalspesen | kein Lohn, sofern realistisch bemessen |
| Kassier erhält CHF 1500 im Jahr pauschal für den Aufwand | faktisch Honorar | Lohn, wird aufgerechnet |
| Helfende erhalten am Fest Essen und Getränke | Gefälligkeit | kein Lohn, keine Buchung nötig |
| Übernommene Kurskosten für die J+S-Ausbildung | Aus- und Weiterbildung im Vereinsinteresse | kein Lohn |
Wird eine Pauschale als Lohn eingestuft, zählt sie zur Jahressumme dieser Person und kann die Freigrenze von CHF 2500 sprengen. Was dann gilt, steht unter Lohn, Honorar und AHV. Geldwerte Leistungen statt Geld behandeln wir unterNaturalleistungen.
Typische Fehler
- Spesen ohne Beleg auszahlen. Bei einer Kontrolle fehlt die Grundlage, der Betrag gilt als Lohn.
- Arbeit als Spesen tarnen. Der häufigste und teuerste Fehler in Vereinen.
- Ansätze nie beschlossen. Ohne Beschluss ist unklar, wer was festgelegt hat.
- Barauszahlungen aus der Kasse. Zahlt über das Vereinskonto, dann ist alles nachvollziehbar.
- Spesen des Präsidiums ohne Kontrolle. Lasst Spesen immer von einer zweiten Person visieren, auch beim Vorstand.
- Pauschalen nie überprüfen. Ein Ansatz, der vor zehn Jahren realistisch war, ist es heute vielleicht nicht mehr, in beide Richtungen.
- Spesen im Aufwandkonto der Anlässe verstecken. Führt sie als eigenen Posten, sonst sieht die Revision nicht, was an Personen ausbezahlt wurde.
Wer diese Punkte einhält, hat bei einer Arbeitgeberkontrolle wenig zu befürchten. Geprüft wird nicht, ob ein Verein sparsam war, sondern ob die ausbezahlten Beträge nachvollziehbar einer Auslage zugeordnet werden können.
Häufige Fragen
Braucht ein Verein ein Spesenreglement?
Vorgeschrieben ist es nicht. Sobald ihr aber Pauschalen ausrichtet oder regelmässig Spesen vergütet, schafft ein Reglement Klarheit gegenüber Mitgliedern, Revision und Ausgleichskasse.
Sind Spesen sozialversicherungspflichtig?
Echte Spesen, die tatsächliche Auslagen ersetzen, sind kein Lohn und damit nicht beitragspflichtig. Pauschalen, die über den realistischen Auslagen liegen, können von der Ausgleichskasse als Lohn aufgerechnet werden.
Wie hoch darf die Kilometerentschädigung sein?
Üblich sind Ansätze im Bereich von 70 Rappen pro Kilometer, angelehnt an die Praxis der Steuerbehörden. Haltet den gewählten Ansatz im Reglement fest und wendet ihn konsequent an.
Dürfen Vorstandsmitglieder eine Pauschale erhalten?
Ja, sofern sie tatsächliche Auslagen abdeckt und nicht die Arbeit entschädigt. Eine Pauschale, die faktisch ein Honorar ist, gilt als Lohn. Bei gemeinnützigen Vereinen kann sie zudem die Steuerbefreiung gefährden.
Zählen Spesen zur AHV-Freigrenze von CHF 2500?
Echte Spesen nicht, denn sie sind kein Lohn. Wird eine Pauschale aber von der Ausgleichskasse als überhöht beurteilt, zählt der übersteigende Teil zum massgebenden Lohn und damit zur Jahressumme dieser Person. Das ist der Weg, auf dem Vereine unbemerkt über die Freigrenze rutschen.
Wer beschliesst das Spesenreglement?
Das könnt ihr selbst festlegen. Üblich ist ein Beschluss des Vorstands, sofern die Statuten nichts anderes sagen. Für Pauschalen an Vorstandsmitglieder ist ein Beschluss der Vereinsversammlung sauberer, weil sonst der Vorstand über die eigene Entschädigung entscheidet.
Müssen wir Spesen dem Steueramt melden?
Bei angestellten Personen gehören Spesenvergütungen in den Lohnausweis, wobei echte, belegte Spesen dort separat ausgewiesen und nicht zum Lohn gerechnet werden. Für reine Auslagenerstattungen an ehrenamtlich Tätige ohne Anstellung entsteht in der Regel keine Meldepflicht.
Wie lange müssen wir Spesenbelege aufbewahren?
Behandelt sie wie die übrigen Buchhaltungsbelege und legt sie zehn Jahre ab. Bei einer Arbeitgeberkontrolle wird typischerweise über mehrere Jahre zurück geprüft, und ohne Belege fehlt genau dann die Grundlage.
Was gilt für Kleinspesen ohne Beleg?
Ein kleiner Betrag pro Anlass für Dinge, für die es keine Quittung gibt, etwa Parkuhren, ist üblich und unproblematisch, wenn er im Reglement steht und in vernünftiger Höhe bleibt. Ohne Regelung im Reglement fehlt bei einer Kontrolle die Grundlage.
Redaktion vereinsfinanzen.ch
Zur Fachprüfung vorgesehen: Dr. Michele Imobersteg
Aktualisiert im August 2026
Quellen
- AHV-IV Merkblatt 2.04, massgebender Lohn und Spesen (Stand: 2026)