Protokoll der Generalversammlung: Muster für Schweizer Vereine

Das Protokoll ist das Gedächtnis der Vereinsversammlung. Es zeigt später, was tatsächlich beantragt, entschieden und gewählt wurde. Diese Seite bietet ein kopierbares Beschlussprotokoll für eine ordentliche oder ausserordentliche Generalversammlung. Passt es an eure Statutenund an die konkrete Einladung an.

Muster für das GV-Protokoll

Ersetzt die Angaben in eckigen Klammern. Löscht nicht benötigte Varianten erst, nachdem das definitive Protokoll geprüft wurde.

Verein: [vollständiger Vereinsname]
Protokoll der [ordentlichen / ausserordentlichen] Generalversammlung

Datum: [TT.MM.JJJJ]
Ort: [Ort und Raum / digitale Durchführung]
Beginn: [Uhrzeit]
Vorsitz: [Vorname Nachname, Funktion]
Protokollführung: [Vorname Nachname]

Anwesend: [Anzahl Mitglieder / Namen gemäss Präsenzliste]
Vertretene Stimmen: [Anzahl, sofern statutarisch zulässig]
Entschuldigt: [optional]

Feststellung zur Einberufung und Beschlussfähigkeit
Der Vorsitz stellt fest, dass die Einladung am [Datum] gemäss Statuten
versandt wurde. [Anzahl] stimmberechtigte Stimmen sind vertreten.
Die Versammlung ist gemäss Statuten beschlussfähig.

1. Begrüssung und Genehmigung der Traktandenliste
Antrag: [Wortlaut]
Abstimmung: [x] Ja, [x] Nein, [x] Enthaltungen
Beschluss: [genauer Wortlaut]

2. Genehmigung des letzten Protokolls
Beschluss: Das Protokoll vom [Datum] wird [genehmigt / mit folgenden
Änderungen genehmigt: ...].

3. Jahresbericht, Jahresrechnung und Revisionsbericht
Feststellungen: [kurze Zusammenfassung]
Beschluss Jahresrechnung: [genauer Wortlaut]
Abstimmung: [x] Ja, [x] Nein, [x] Enthaltungen
Beschluss Entlastung: [separater genauer Wortlaut, falls traktandiert]
Ausstand: [betroffene Personen und Dauer]

4. Wahlen
Gewählte Person: [Vorname Nachname]
Funktion: [Funktion]
Amtsdauer: [Dauer]
Zeichnungsberechtigung: [Art, falls relevant]
Abstimmung: [Ergebnis]
Annahme der Wahl: [ja / nein]

5. Weitere traktandierte Geschäfte
Antrag: [Wortlaut]
Beschluss: [Wortlaut]
Abstimmung: [x] Ja, [x] Nein, [x] Enthaltungen

Ende der Versammlung: [Uhrzeit]
Ort und Datum der Ausfertigung: [Ort, TT.MM.JJJJ]

_________________________    _________________________
[Name Vorsitz]                [Name Protokollführung]
Vorsitz                       Protokollführung

Beilagen: [Präsenzliste, Jahresrechnung, Revisionsbericht, weitere]

Was das Schweizer Vereinsrecht vorgibt

Die Vereinsversammlung ist nach ZGB Art. 64 das oberste Organ des Vereins. Vereinsbeschlüsse werden grundsätzlich von ihr gefasst. Nach ZGB Art. 66 ist auch die schriftliche Zustimmung aller Mitglieder einem Beschluss der Vereinsversammlung gleichgestellt. Das Gesetz schreibt jedoch kein einziges Protokollformat für alle Vereine vor.

Nach ZGB Art. 67 entscheidet grundsätzlich die Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder, sofern Gesetz oder Statuten nichts anderes bestimmen. Deshalb gehören sowohl die vertretene Stimmenzahl als auch das Ergebnis jeder Abstimmung ins Protokoll. Für Statutenänderung, Auflösung oder andere Geschäfte können die Statuten qualifizierte Mehrheiten vorsehen.

Vor der Generalversammlung

Ein gutes Protokoll beginnt mit einer sauberen Einladung. Legt vorab Einladung, Traktandenliste, Statuten, Vorjahresprotokoll, Jahresrechnung, Budget und Revisionsbericht bereit. Nummeriert die Traktanden in allen Dokumenten gleich. So bleiben Antrag, Diskussion und Beschluss eindeutig verbunden.

1. Einladungsfrist und Versandart gemäss Statuten kontrollieren.
2. Stimmberechtigung, Vertretungen und erforderliche Mehrheiten klären.
3. Anträge möglichst vorab im genauen Wortlaut erfassen.
4. Präsenzliste und Abstimmungsblatt vorbereiten.
5. Bei Wahlen Funktion, Amtsdauer und Zeichnungsberechtigung klären.

Formalien und Beschlussfähigkeit

Schreibt nicht pauschal, die Versammlung sei beschlussfähig, ohne die Grundlage zu nennen. Haltet die Zahl der stimmberechtigten Stimmen und eine allfällige statutarische Mindestpräsenz fest.

Beschlüsse eindeutig protokollieren

Der Beschluss ist wichtiger als die Zusammenfassung der Diskussion. Formuliert ihn als vollständigen Satz. Bei Geldgeschäften gehören Betrag, Zweck und Zuständigkeit dazu. Bei einer Statutenänderung wird der neue Wortlaut vollständig festgehalten oder als eindeutig bezeichnete Beilage beigefügt.

Die Generalversammlung genehmigt für das Vereinsjahr 2027 ein Budget mit Ausgaben von höchstens CHF [Betrag] gemäss der dem Protokoll beigefügten Fassung.

Vermeidet Formulierungen wie «Der Antrag wird angenommen», wenn mehrere Anträge behandelt wurden. Der spätere Leser muss den Inhalt ohne Tonaufnahme oder Erinnerung verstehen können.

Abstimmungen, Wahlen und Ausstand

Haltet die Art der Abstimmung und das Ergebnis fest. Bei geheimen Wahlen genügt das festgestellte Ergebnis, sofern keine besondere Regel eine detailliertere Auszählung verlangt. ZGB Art. 68 schliesst ein Mitglied bei Beschlüssen über bestimmte Rechtsgeschäfte oder Streitigkeiten mit ihm, seinem Ehegatten oder Verwandten in gerader Linie vom Stimmrecht aus.

Das Protokoll nennt Beginn und Ende des Ausstands. Persönliche oder medizinische Details gehören nur hinein, wenn sie für den Beschluss zwingend nötig sind. Rechnungsgenehmigung und Entlastung des Vorstands sollten als getrennte Beschlüsse behandelt werden. Hinweise dazu stehen beim Kassenberichtund bei der Vereinsrevision.

Unterschrift und Handelsregister

Die Statuten bestimmen, wer das Protokoll unterzeichnet. Die amtlichen Muster des Handelsregisteramts Zürich sehen die Unterschriften von Vorsitz und Protokollführung vor. Bei einer Eintragung müssen Wahl, Funktion, Zeichnungsberechtigung, Annahme der Wahl und Personalien so erfasst sein, wie es das zuständige Handelsregister verlangt.

Finalisierung und Ablage

1. Entwurf zeitnah erstellen und Zahlen mit Abstimmungsnotizen abgleichen.
2. Beschlüsse auf eindeutigen Wortlaut und statutarische Mehrheiten prüfen.
3. Korrekturen transparent einarbeiten und die definitive Fassung kennzeichnen.
4. Protokoll und Beilagen gemeinsam unterzeichnen beziehungsweise zuordnen.
5. Definitive Fassung zugriffsgeschützt im Vereinsarchiv ablegen.

Die gesetzlichen Buchführungsunterlagen haben eigene Aufbewahrungsfristen. Für grundlegende Vereinsbeschlüsse ist eine dauerhafte Archivierung sinnvoll, damit spätere Vorstände Statutenänderungen, Wahlen und Verpflichtungen nachvollziehen können.

Häufige Fehler vermeiden

• Nur Diskussionen notieren: Der genaue Beschluss fehlt.
• Stimmenzahlen weglassen: Die erforderliche Mehrheit ist später nicht prüfbar.
• Traktanden vermischen: Rechnung, Budget und Entlastung erscheinen als ein einziger Beschluss.
• Wahlen unvollständig erfassen: Funktion, Amtsdauer oder Zeichnungsrecht fehlen.
• Originale überschreiben: Nachträgliche Änderungen bleiben undokumentiert.

Weitere Schweizer Vereinsmuster findet ihr in der Vorlagenübersicht. Für eine Neugründung verwendet ihr zusätzlich die Anleitung zurGründungsversammlung.